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27 octubre, 2011 / blogmodernizacionjudicial

La aplicación de la tecnología RFID proporciona la identificación y localización de los expedientes en los archivos judiciales

Nota aclaratoria: Este post ha sido escrito por el Departament de Justicia de La Generalitat de Catalunya, que ha recibido mención honorífica en la 1ª edición del Premio a las Buenas Prácticas en Justicia en la modalidad de Aplicación de las Tecnologías de Información para la mejora de los servicios de Justicia.

El Archivo Central de la Ciutat de la Justícia de Barcelona y L’Hospitalet de Llobregat ha puesto en marcha una iniciativa pionera en el ámbito de los archivos judiciales para la identificación y localización de los expedientes que son transferidos para su custodia. 

El nuevo proceso se inicia en las oficinas judiciales, incorporando una etiqueta con chip RFID a los expedientes finalizados que deben ser transferidos al Archivo Central, ubicándolos en unidades de instalación (cajas de archivo). En el Servicio de Recepción y Préstamo del Archivo Central se procede a verificar el contenido de cada una de las unidades de instalación a través del quiosco RFID, dispositivo que detecta las etiquetas de los expedientes judiciales que contienen sin la necesidad de abrirlas. Si la información coincide con los datos que proporciona el sistema de gestión procesal de las oficinas judiciales en Cataluña (TEMIS), se genera una etiqueta para la unidad de instalación y se incorpora para su ubicación en el archivo. La ubicación en el archivo constituye el último paso del circuito y se realiza con un terminal móvil (PDA) que a través de una conexión WIFI a la base de datos establece la relación única entre una unidad de instalación (así como los expedientes que contiene) y su localización exacta en el archivo.

 

Desde la puesta en marcha en enero de 2009 en el Archivo Central de L’Hospitalet de Llobregat se han incorporado etiquetas RFID a 12.070 expedientes judiciales y a 1.398 unidades de instalación.

A finales de 2011, está previsto iniciar el etiquetado de los expedientes de los Juzgados de lo Mercantil de Barcelona, para seguir en 2012 con el resto de órganos judiciales de la Ciutat de la Justícia.

La previsión es que anualmente se identifiquen 2,5 Km. de expedientes judiciales con etiquetas RFID en los archivos centrales de Barcelona y L’Hospitalet de Llobregat.

La innovación que supone la introducción de la tecnología RFID en el circuito tradicional de transferencia de documentación y de gestión del archivo se traduce en una automatización de las tareas de recepción, sustitución de anotaciones manuales por actualización de la información en tiempo real desde cualquier ubicación del archivo, y la posibilidad de localizar expedientes incorrectamente ubicados en un tiempo menor al habitual.

Con ello se consigue una localización ágil de la documentación, rapidez en la consulta de expedientes, así como una atención más eficaz y eficiente en la preparación de traslados, reubicación de expedientes o unidades de instalación, tareas de mantenimiento y conservación, etc.

Bibiana Palomar i Baró                                                        

Cap del Servei de Documentació i Arxius Judicials                                                  

Departament de Justícia     

bpalomar@gencat.cat            

Núria Berché i Pulgar

Gestor de Projectes CTTI – Àrea TIC

Departament de Justícia

nuria.berche@gencat.cat

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One Comment

Dejar un comentario
  1. José Manuel Valdés / Oct 27 2011 16:12

    Un claro ejemplo de como las TIC aportan valor a las organizaciones en general y a las AAPP en particular, mejorando tanto la eficacia, la transparencia y una gestión más eficiente de los recursos ¡Bravo para los impulsores y bravo para los que han tenido el coraje de ponerlo en marcha! Enhorabona

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